Checklist Beursdeelname 2018-05-24T15:18:11+00:00

Waarom beursdeelname?
De 5 meest gehoorde doelen of redenen voor beursdeelname zijn:
– Branding (vergroten naamsbekendheid, uitdragen merk)
– Leadgeneratie (nieuwe klanten vinden)
– Relatiebeheer (bestaande relaties ontmoeten)
– Informatieoverdracht (demonstraties, infosessies)
– Beurstransactie (order closing, contante verkoop)

Dé meerwaarde van een beurs ten opzichte van alle andere media is natuurlijk de persoonlijke ontmoeting. Met een bestaande relatie, of iemand die u nog niet kent. Voorwaarde is dat die mensen op de beurs zijn en dat ze in beginsel binnen uw doelgroep vallen. Dit noemen we bereik. Als het ware een vijver die wordt gevuld door de promotiecampagnes van uzelf en die van de beursorganisator. En dan gaat u vissen. In contact komen met die bezoekers en uitvinden of het voor beide partijen zinvol is over te gaan tot de ontmoetings-fase. Het echte inhoudelijke gesprek over behoefte, aanbod, productdemonstratie etcetera. Eenmaal thuis gaat u aan de slag met de follow-up. Het contact werd een lead en deze lead wordt nu een klant

De waarde van beursdeelname!
Waarschijnlijk heeft u zich wel eens afgevraagd: “Hoe weet ik eigenlijk hoeveel budget ik moet uittrekken voor onze beursdeelname?”

Om de kosten voor beursdeelname in het juiste perspectief te plaatsen, is zicht op rendement van groot belang. Een reëel budget is immers een stuk makkelijker te bepalen als u weet wat wat de beursdeelname gaat opleveren. Dat gaat over de redenen van uw beursdeelname, welke bezoekers voor u interessant zijn, wat u hen wilt laten zien. Over aantallen gesprekken en daaruit volgende omzet. Misschien niet de start die u had verwacht, maar wel heel logisch, toch?
Onze ExpoPlanA4 workshop levert u precies dit inzicht op. Wat gaat de beurs u opleveren en hoe u dat bereikt. Zeer waardevol dus.

Als u cijfers over bereik (verkrijgbaar bij uw beursorganisator) verbindt aan de hiervoor beschreven kansen en deze combineert met wat u op basis van eigen ervaring al weet (Hoeveel offertes worden opdracht, gemiddelde orderwaarde etc) is het mogelijk een beeld te krijgen wat de beursdeelname u kan opleveren. Niet voor alle doelen even makkelijk, maar ik kan u daar goed bij helpen. Het is de moeit waard, want hier legt u de basis voor een écht succesvolle beursdeelname op basis van weloverwogen beslissingen.

Doelstellingen: Om te sturen en te meten.

Leg zo vroeg mogelijk vast wat u met uw beursdeelname wilt bereiken. Als u dat goed doet, helpen deze doelstellingen u
vooraf enorm bij het nemen van beslissingen over uw beursplan, achteraf om feitelijk te kunnen vaststellen hoe
succesvol u bent geweest en vervolgens om conclusies te trekken voor de aanpak van een volgende beurs.
Voeg getallen toe aan de omschrijving van uw doelstelling om ze meetbaar te maken. Zonder doel geen resultaat.

  • Wie zijn de mensen die u op de beurs wilt ontmoeten?
  • Kwalitatieve doelstellingen: Voeg ‘door’ toe om richting te geven. Bijvoorbeeld: “Hogere kwaliteit leads door betere promotiecampagne door… en effectievere gesprekken door training standbemanning.
  • Kwanitatieve doelstellingen: Voeg cijfers toe om de doelstelling meetbaar te maken. Bijvoorbeeld: “60 A-leads moet binnen 6 maanden na de beurs leiden tot de verkoop van 5 machines.”
  • Beredeneer en controleer of uw doelstellingen haalbaar zijn.

Heeft u uw doelstellingen bepaald? Dan begint u met het maken van het beursplan: Het vertalen van die doelstellingen naar de beursstand, standbemanning, campagne en follow-up.

Budgetteren.

Wat mag de beursdeelname kosten? Of beter: Wat gaat u investeren? Kies niet zomaar een bedrag. Bedenk wat u wilt dat de beursdeelname u per doelstelling oplevert. Bepaal daarna hoeveel u bereid bent om hierin te investeren. Verdeel dit budget in verschillende aandachtsgebieden (deelnameprijs /m2, nutsvoorzieningen, beursstand, transport, training standbemanning, marketing en promotie, personeel, verblijf etc.

Hoe groot moet uw stand zijn? Ook dit antwoord volgt uit uw doelstellingen.

De hoeveelheid benodigde ruimte volgt namelijk uit het aantal personen dat u nodig heeft voor het aantal gesprekken dat u wilt voeren, vermeerderd met ruimte voor uw producten en hospitality-wensen.
Een te kleine stand werkt niet, maar een te grote stand is zeker ook geen goed idee! Overigens is de ene 40m2 de andere niet. Bedenk goed welke vorm past bij uw doelstellingen.

Mind dump

Laat uw hoofd eens ‘leeglopen’ en zet de uitkomst op papier. Ervaringen uit het verleden, nieuwe ideeën, wat u zelf als bezoeker van een (vak)beurs eens heeft gezien enzovoort. Plak het op een zichtbare plaats, vul aan en schrap door de tijd heen. Dit helpt goed om de focus te houden, en later bij het opstellen van een briefing voor standontwerp.

Globaal concept
Het is van belang dat u en uw collega’s nu al een globaal beeld hebben van het deelname concept. Dat werkt gewoon prettig. Hoewel het nog vroeg is (lijkt!), zet u op basis van uw doelstellingen alvast wat plannen en ideeën op papier. Het geeft u later houvast bij het maken van meer concrete plannen. Toets elk idee aan dit initiële concept en dus aan uw doelstellingen.

Alvast over de beursstand.

Uw stand moet uw boodschap in één oogopslag duidelijk maken. Daarnaast is het tijdens de beurs een verlengstuk van uw bedrijf; Het is de plaats
waar uw mensen hun werk op prettige en doeltreffende wijze moeten kunnen doen. Het ontwerpen van een goede beursstand is een vak. Het is meer dan een optelsom
van benodigdheden. Laat dat straks aan experts over maar denk alvast eens na over wat u met uw stand beoogt te vertellen en aan wie.

Alvast over de campagne.
Ook de campagne die u gaat voeren om de juiste bezoekers op uw beursstand te krijgen vraag nu al wat aandacht. Brainstorm alvast over hoe u de juiste mensen kunt bereiken en wat u naar hen wilt uitstralen. Vakbladen, website, social media, klant-event enzovoort. Later kan uw reclamebureau hiermee verder.

Planning
De kans is groot dat het voorbereiden van de beursdeelname een extra taak is naast uw eigenlijke werkzaamheden. Bij de meeste bedrijven is dat zo. Om aan het eind van de rit niet in de problemen te komen is het van belang nu alvast de werkzaamheden in een tijdspad vast te leggen.


Wijs zo mogelijk een mede verantwoordelijke aan binnen uw bedrijf en verdeel de taken. Het verlicht de werkdruk, twee weten meer dan één, en… het is leuker.


Vertel uw collega’s dat u een beursdeelname voorbereidt. De lunchpauze is hiervoor een prima gelegenheid. Laat iedereen meedenken en verbind er eventueel een leuke prijs aan voor de beste input.

Briefing standontwerp.
Trap niet in de valkuil zelf op de stoel van de ontwerper te gaan zitten. Een beursstand ontwerpen is een vak! Zorg er voor dat degene die zich gaat buigen over uw beurspresentatie wordt voorzien van alle benodigde informatie. Dat mag best uw voorkeur of afkeer van bepaalde zaken betreffen maar maak vooral duidelijk wat en wie u met uw beursdeelname wilt bereiken.
Een checklist voor het opstellen van een briefing standontwerp vindt u hier

Briefing promotiecampagne beursdeelname.
U weet wie u straks op uw beursstand wilt ontmoeten. Nu moeten die mensen nog overtuigd worden een deel van hun spaarzame tijd op uw stand door te brengen. Waarom moeten ze dat doen? Wat is daar te halen? Er zijn professionals die u graag van dienst zijn bij het bereiken van uw doelgroep. Ook zij willen echter graag weten wat uw doelen en ideeën zijn. Leg deze vast in een briefing promotiecampagne.
Een checklist voor het opstellen van een campagne-plan vindt u hier.

Opdracht verstrekken
Ik zal eerlijk zijn. Het komt niet heel vaak voor dat een standbouwbedrijf 4 maanden voor de beurs de opdracht krijgt, al zouden zij dat graag willen. Doet u het niet voor uw toeleveranciers, doe het dan voor uzelf. De experts kunnen aan de slag en u kunt zich gaan bezighouden met de overige belangrijke zaken die nodig zijn voor uw beursdeelname.

Als uw briefing helder was en u heeft eventuele aanvullingen netjes aan alle aanbieders doorgespeeld, heeft u eenvoudig een keuze kunnen maken. U weet nu dus wie uw stand gaat bouwen en wie u gaat helpen met de promotiecampagne. Dit is echter ook een goed moment om na te denken over de voorbereiding van de standbemanning. Dat zijn immers de mensen die straks op de beursstand echt voor het succes moeten zorgen. Overweeg daarom zeker een beurstraining en plan deze ongeveer 1-2 weken voor aanvang van de beurs.
Waarom beurstraining?

De promotecampagne
Laat u zien en horen!

  • Plaats uw profiel en nieuws voor de (digitale) beurscatalogus
  • Maak uw deelname bekend aan bestaande relaties (handtekening e-mail, nieuwsbrief etc)
  • Stuur uw nieuws naar de (vakmedia)
  • Nodig uw relaties uit
  • Advertenties in (vak)media / beursspecials
  • Promotie-items op de beursvloer
  • Voorbereiden bedankbrief aan uw relaties voor hun komst naar de beurs
  • Aanmelden noviteiten/awards

Meer over campagne beursdeelname

Het is tijd de nodige voorzieningen te bestellen bij de beursorganisatie en/of de beurslocatie. Sommige (meest technische) zaken zullen door de standbouwer uit uw naam worden aangevraagd.
Regelen met de beursorganisatie:

  • Relatie- en toegangskaarten
  • Badgereader
  • Beursprogramma / seminars etc
  • Adverteren op website beurs of in de digitale beursgids
  • Persberichten / innovaties insturen

Regelen met de beurslokatie:

    • Catering
    • Subruimtes voor eigen seminar of vergadering
    • Technische voorzieningen (elektra, water, internet, parkeerkaarten)
    • Transport beursterrein en tijdelijke opslag verpakkingen.

Interne kick-off
Presenteer de beurs aan uw collega’s. Wat mij betreft niet alleen aan de collega’s die straks op de stand staan, maar aan iedereen. Creëer betrokkenheid. Wie hebben binnen uw organisatie direct of indirect met de beurs te maken? Natuurlijk Sales en Marketing. Maar misschien ook Logistiek, R&D? Het zou maar zo kunnen dat ze nog waardevolle tips voor u hebben.

Evaluatie voorbereiding
Het concept staat. Alle bestellingen zijn gedaan en de toeleverancier weten wat ze moeten doen. Heeft de interne kick-off nog belangrijke inzichten opgeleverd? Blijkt een belangrijk demo-model net of juist wel op tijd klaar te zijn voor de beurs? Houd alles een keer goed tegen het licht. Nu kunnen er nog aanpassingen gedaan worden.

Voorbereiding team
Wie doet wat straks op de stand en na de beurs? Bespreek met de standbemanning en de overige salescollega’s de volgende zaken:

  • Uitleg over doelstellingen en doelgroepen
  • Afspraken maken over het vastleggen van de beursgesprekken
  • Vastleggen en voorbereiden van opvolging van de opgedane leads

Meer over follow-up beursdeelname

Draaiboek
Leg vast wie wanneer verantwoordelijk is (de standmanager). Leg vervolgens in een duidelijk overzicht voor iedereen vast:

  • Op- en afbouwdagen
  • Beursdagen en –tijden met duidelijkheid over aanwezigheid voor aanvang en na afloop
  • Meeneemlijst (intern)
  • Retourlijst (voor na de beurs)
  • Calamiteiten plan
  • Alle benodigde contactgegevens (intern en extern, toeleveranciers etc)
Beurstraining
Zet uw standbemanning op scherp. Geef hen de handvatten die zij nodig hebben om zich zeker te voelen op de beursstand en leer ze hoe oprechte interesse leidt tot goede vragen en goede vragen tot waardevolle informatie. Wat u wilt is immers dat snel duidelijk wordt of de beursbezoeker en u iets voor elkaar kunnen betekenen. Een beurstraining is hier heel geschikt voor. Deze trainingen hebben zich inmiddels meer dan bewezen en zijn voor een overzichtelijk tarief per persoon beschikbaar.

(klik hier voor beurstraining)

De beursdeelname
Vanaf nu wordt gewerkt aan succes. Dit geeft altijd weer wat gezonde spanning.  Iedereen is even weg uit zijn veilige dagelijkse bezigheden.
Elke dag:

  • Zorg ervoor dat iedereen ruim voor aanvang aanwezig is. Evalueer de vorige beursdag, communiceer de resultaten, stip verbeterpunten aan en neem nog eens goed de doelstellingen door. Zijn er afspraken? Wie is daardoor tijdelijk minder actief en wie neemt die taak over?
  • Verstuur de ‘hoge prioriteit-leads’ direct door naar kantoor en zorg dat zij binnen 24uur een eerste reactie ontvangen. Aangevraagde informatie kan alvast door de back-office worden verzonden.

Opvolging
De grootse valkuil is dat uw mensen (en misschien zelfs u) denken: “Zo, en nu weer aan het werk” en terugvallen in het ritme van de werkzaamheden van voor de beurs. Zo gaat het namelijk vaak en dat is jammer.

Actieplanning
Het is van groot belang dat iedereen direct weet hoeveel lead er per persoon opgevolgt moeten worden, compleet met agenda en prioriteitenoverzicht. Daar hoort ook een wekelijkse terugkoppeling bij. Anders ‘verwatert’ het en is alles voor niets geweest. Gebruik hiervoor een actieplanning die u al voor de beurs heeft gemaakt.

Uw ervaringen
Het is zowel voor uzelf als voor overig betrokken partijen van belang dat u opgedane ervaringen deelt. Informeer derhalve uw collega’s, de beursorganisator, de standbouwer over successen en verbeterpunten. Zelf verwerkt u uw ervaringen in het draaiboek voor de volgende beursdeelname en u past zonodig de planning voor die beursdeelname aan.

Bedank
Dank uw collega’s voor hun inzet en de standbezoekers voor hun komst.[/accordion-item] [accordion-item title=”> EVALUATIES”]Na circa 14 dagen is een eerste inschatting te maken van het succes van de beursdeelname. In elk geval is het belangrijk met het gehele team de ervaringen te bespreken en vast te leggen. Herhaal dit nog eens circa 3 maanden na de beursdeelname. Betreft het een jaarlijkse beurs, dan bent u namelijk nog op tijd om uw ervaringen direct te verwerken in de nieuwe beursplannen.

Let op!
Begin bij elke beursdeelname bij het begin. Dus bij de doelstellingen. U wilt immers voorkomen dat u beslissingen ‘uit gewoonte’ neemt. U blijft ze nemen met de doelstellingen en eerdere ervaringen als uitgangspunt.

 GRATIS BEURSPLANNING

Alle stappen op weg naar een succesvolle vakbeurs overzichtelijk op 1 pagina.

Ontvang ‘m direct!